¿Qué Es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden
organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden
introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los
datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse
en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.
Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se
estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía
que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es
la pantalla inicial de Excel.
Barra De Menú
En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que
podemos llevar a cabo:
Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que
nos van permitir la manipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite
la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de
plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere
recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar
el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos
seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar
los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve
para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño,
orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa
de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese
cuadro de dialogo.
Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos
integrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeros
comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma
facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar
como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente.
Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto
puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o
cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar
permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea
ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe
desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que
realice el desplazamiento.
Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para
el área de trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las
cuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de Excel.
Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar
en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un submenu, en el cual
aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna
otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos,
además, visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos.
También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el
documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento
adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o
acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de
acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.
Menú Insertar: El menú insertar permite la
inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como: Celdas,
Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir
comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú
tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los
elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas,
etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al
documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.
Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas
adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc.
Puede encontrar también herramientas de protección de documentos, Generadores
de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para
Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración y de
personalización del Excel,
Menú Datos: Permite la manipulación de los datos
ingresados a la hoja de cálculo. Organiza la información de las filas o listas
seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o
seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también
mostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar
y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué
datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la
entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o
texto y establece límites para las entradas válidas.
¿Para qué sirve
una planilla de cálculos?
Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más
potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y
ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel
como todas las versiones avanzadas de
planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como
insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y
nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas
en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a
las columnas mediante letras, que en el caso de Excel van desde la A hasta la IV. Luego de la
columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC,
etc.; y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna
y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u
otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del
nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29
con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto
de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se
denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior
izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que
comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo
denomina C4:E7
Los libros de cuentas de Excel
Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que
éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se componen de una serie
de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es
posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en
ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su
contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta
de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de cálculos
Excel además
de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla
de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel es muy relacionable con Access , o sea, con las bases de datos creadas con éste
programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos
existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los
nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.
Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras
opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú
Enviar a.
Cómo ver las propiedades del libro actual:
Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo.
Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.
Trabajo con la
ventana de Excel
Maximizar la ventana de Excel : Para hacerlo
presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el
menú de control clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel : Para hacerlo
presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el
menú de control clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel : Para
hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo
si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la
opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel: Esta operación la
podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada.
Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del
Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer
utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel : Para
hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana
de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto
también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño
Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para
hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos
con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel : Para hacerlo podemos optar por
cuatro formas:
1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar.
2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3-
Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón
Cerrar que está en la barra de título del Excel . De cualquier manera, si los
libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de
información.
Sobre gustos no hay nada escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango
seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la
opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el
cual posee seis fichas:
Número: La vemos en la figura. Se utiliza
generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica,
Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a
la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente
en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones
acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea
el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en
todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comando que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de
herramientas Formato.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y
el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la
celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la
protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar
datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la página: Para
hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página.
Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado
y pie de página, y Hoja.
Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones
del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse
en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños
de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y
derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas
impresas, así como el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga
clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar
Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e
Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página
personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie
de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga
clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las
casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones
para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de
página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l
encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda,
Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las
casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un
encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione
RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que
desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las
áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo,
situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma
temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando
las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en
el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para
imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila
como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo
superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir
columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una
celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo,
situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma
temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando
las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en
el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Barra de herramientas estándar
La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a
cabo algunos de los comando que existen en la barra de menú, pero solamente
con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en
el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la
opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:
Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo
documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo
documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido
guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del
documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo
y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el
documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios
realizados al documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora
con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual
como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar
presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores
ortográficos y gramaticales del documento activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un
elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un
elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o
texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para
copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en
todos los elementos a los que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la
última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo,
haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las
acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer.
Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al
lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el
hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la
función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango
sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación,
presione la tecla ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus
formatos y permite definir valores para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos
seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o
la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el
punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de
ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos
seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la
fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción.
Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas
permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para
Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado
en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos
seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como
abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del
mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200
por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y
sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.
Barra de herramientas de formato
Provee de las herramientas que permiten aplicar el
formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por
los siguientes botones:
Botón Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números
seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de
los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño.
Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de
la impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números seleccionados
en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar
este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados
en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para
quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números
seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este
formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u
objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho
discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre
líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u
objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo
discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas
contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante
contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la
selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada
es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original
seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda
internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en
el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón
Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a
las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo
del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos
que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos
que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita
el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos
seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color
o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen
degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el
formato de color en el que haya hecho clic.
Barra de fórmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana
que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para
escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico,
escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble
clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.
Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada,
el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro
Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a
una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre
se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro
Nombre.
Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con
funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo
y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el
documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios
realizados al documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana
del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra
de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.
En Excel puede crearse una amplia diversidad de
fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta
fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener
funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o
complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno
o varios resultados, utilice una fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula.
Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual
(=) seguido de los elementos que van a calcularse (lo operando) y los
operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un
valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o
una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula
una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede
controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la
fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la
suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para
cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación,
multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única
fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla
que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo
precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación
y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para
cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula
que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de
referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si
desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual
seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se
denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda.
Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará
también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor
en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se
volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o
rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o
integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de
cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque
puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que
contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos
de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores
lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los
argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La
sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un
paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un
paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual
(=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que
contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una
función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
Para iniciar
la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de
fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro
Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la
función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una
lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa
la fórmula, presione ENTRAR.
Gráficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los
gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan
cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no
contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para
crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea
presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan
en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic
en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de
rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree
el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar
la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado
para crear éste.
Insertar celdas,
filas, columnas
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e
introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden
insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los
datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de
las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías.
Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar,
haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una
celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea
insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de
la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las
filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las
nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú
Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la
columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea
insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda
de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las
columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea
insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea
insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
Introducción de datos
Una hoja de cálculo es el documento principal que
se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una
cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre
cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de
cálculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de cálculo
nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo
en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la
opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de
herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la
celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO
o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha;
escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario
de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora,
como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora
como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en
que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en
Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual.
Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.
Vistas de diseño
Son las diferentes formas en que podemos visualizar
en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:
Normal muestra el formato del texto y una
presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta
práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para
pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de
cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de
modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En
esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda,
a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y
las filas a la página.
